চাকরি থেকে অব্যাহতি দেওয়ার সময় রিজাইন লেটার বা অব্যাহতি পত্র লিখতে হয়। এটি সবাই জানেন। তবে রিজাইন লেটার বা অব্যাহতি পত্র লেখার নিয়ম অনেকেই জানেন না। ফলে চাকরি ছাড়ার সময় অনেকেই পড়েন বিপাকে। তাহলে চলুন জেনে নেই, রিজাইন লেটার লেখার নিয়ম সম্পর্কে-

রিজাইন লেটার ইংরেজিতে লিখবেন নাকি বাংলায়?

বাংলাদেশি কোনো কোম্পানিতে চাকরি করলে রিজাইন লেটার বাংলাতেই লিখতে পারবেন। তবে মাল্টি ন্যাশনাল কোনো কোম্পানিতে চাকরি করলে ইংরেজিতে রিজাইন লেটার লিখতে পারেন।

আসলে ভাষা তেমন সমস্যা করে না। বাংলা ইংরেজি দুই ভাষাই গ্রহণযোগ্য। তবে, বাংলাদেশের বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠানগুলোতে নিয়োগপত্র ও অব্যাহতি পত্র ইংরেজি ভাষায় লেখার প্র্যাকটিস রয়েছে।

রিজাইন লেটারের ‘শুরু’ করবেন যেভাবে

কৌশল কিছুটা চাকরির আবেদনপত্র লিখার মতোই। তবে রিজাইন লেটারের ভাষা বাংলা হোক বা ইংরেজি, এমন ভাবে শুরু করা উচিত যাতে এইচআর পুরো লেটারটি পড়তে আগ্রহী হোন। অর্থাৎ শুরু করতে হবে সাবলীল, সুন্দর ও আকর্ষণীয়।

আবেদনপত্র লিখা শুরুর আগে একটি নির্দিষ্ট লাইন ধরে ডান দিক থেকে লেখা শুরু করুন। তাছাড়া যেদিন অব্যাহতি পত্র জমা দিবেন, সে দিনের তারিখ দিতে হবে। তারিখের পর সাধারণভাবেই যার কাছে লিখবেন সেটা বরাবর লিখে নিচে তার নাম এবং কোথায় আবেদনটি যাচ্ছে তার ঠিকানা লিখে দিতে হবে।

কীভাবে সম্বোধন করবেন

সম্বোধনের ক্ষেত্রে বরাবরের পর জনাব/ জনাবা/ ম্যাডাম লিখতে পারেন। নিচে আপনি কত তারিখ এবং সালে চাকরিতে যোগদান করেছেন সেটা লিখতে হবে। পাশাপাশি কত তারিখে আপনি প্রতিষ্ঠান হতে অব্যাহতি নিবেন তাও লিখতে হবে। (সাধারণত অব্যাহতি পত্র এক মাস আগেই দিতে হয়। এটি পেশাদারিত্ব পরিচয় বহন করে।)

যে কারণে অব্যাহতি দিচ্ছেন

এরপর চাকরি থেকে অব্যাহতি নেওয়ার সঠিক কারণটি বলার চেষ্টা করবেন। সেটা অবশ্যই সুস্পষ্টভাবে করতে হবে। অব্যাহতির কারণ ঠিকমতো ফুটিয়ে না তুললে রিজাইন লেটারের মান সাধারণত বজায় থাকে না। উল্টো আপনার প্রতি মালিক পক্ষের নেতিবাচক ধারণা তৈরি হতে পারে। তাই বুদ্ধিমানের কাজ হচ্ছে রিজাইন লেটারে গঠনমূলক বর্ণনা করা।

কোনভাবেই অহেতুক বাক্য ব্যবহার করা যাবে না। অনেকেই মনে করেন, যেহেতু চাকরি ছেড়ে দিচ্ছি তাই অব্যাহতি পত্রে যা খুশি তাই লেখা যাবে। কিন্তু ধারণাটি ভুল। নিয়োগপত্র প্রদানের মতো অব্যাহতি পত্রও একটি প্রফেশনালিজমের একটি অংশ।

রিজাইন লেটারের সমাপ্তি যেমন হবে

আপনার রিজাইন লেটারটির গুছানো, বিনয়ী এবং আকর্ষণীয় ভাবে করার চেষ্টা করবেন। লেখা শেষ হওয়ার পর কয়েক বার চেক করার কথা মনে রাখবেন। যেন কোনও রকম সমস্যা বা ভুলত্রুটি যেন না থাকে আপনার লিখিত রিজাইন লেটারে।

অব্যাহতি পত্রের শেষে আপনার নাম, বর্তমান ঠিকানা, মোবাইল নাম্বার শুদ্ধ ভাবে লিখবেন। তবে এক কথায় উল্লেখ করা যায় এমনভাবে ঠিকানা লিখবেন না।এতে বিভ্রান্তিকর পরিস্থিতির সৃষ্টি হতে পারে। সর্বোপরি ভুলত্রুটি বার বার চেক করুন।

চলুন দেখে নেই রিজাইন লেটার বা অব্যাহতি পত্রের কয়েকটি নমুনা

তারিখ (আবেদনের তারিখ উল্লেখ করবেন)
বরাবর,
পরিচালক বা ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা,যার বরাবর লিখবেন
কোম্পানির নাম উল্লেখ করবেন
ঠিকানা উল্লেখ করবেন

বিষয়
জনাব,
সবিনয় নিবেদন এই যে, আমি নিম্ন স্বাক্ষরকারী (পদের নাম লিখবেন) পদে(প্রতিষ্ঠানের নাম ও ঠিকানা) তে কর্মরত আছি।আমি গত (যোগদান তারিখ) উক্ত পদে যোগদান করি।বর্তমানে আমি (অব্যাহতির কারণ ও তারিখ)স্বেচ্ছায় চাকরি থেকে অব্যাহতি পত্র প্রদান করছি।

অতএব জনাবের নিকট বিনীত নিবেদন এই যে,অনুগ্রহপূর্বক উক্ত তারিখ হতে আমার অব্যাহতি পত্র গ্রহণ করলে বাধিত থাকব।

নিবেদক,
আপনার নাম
আপনার পদের নাম, (আইডি নাম্বার যদি থাকে)
প্রতিষ্ঠানের নাম
সাক্ষর
নমুনা সাক্ষর
১।………
২।………
৩।………

Resignation Letter Samples

8 January 2023

Jane Smith
Senior Manager
Johnson's Furniture Store
123 Business Rd.
Business City, NY 54321

Dear Ms. Smith,

I want to notify you that I am resigning from my position as assistant manager for Johnson's Furniture Store effective February 28, 2023

Thank you very much for the opportunity you’ve given me to learn all about store management and proper customer service. I have genuinely enjoyed my time with the company, and I believe the experience has taught me much about the furniture industry and how to manage employees effectively.

Next month, I will be taking on a position as a new retail store manager. In the meantime, I will be happy to assist with your transition to a new assistant manager.

Sincerely,

Signature
Joseph Hunter
Anytown, CA 12345
555-212-1234
josephq@email.com